Wat zijn de regels voor werkgevers rondom workation?

Als werkgever heb je bij een workation een reeks verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, belasting en sociale zekerheid. Je blijft verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van je medewerkers, ook als ze vanuit het buitenland of een andere locatie werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over workation-regels, zodat je als werkgever goed voorbereid bent. Heb je vragen over een workation voor jouw team? Neem gerust contact op en we denken graag met je mee.

Welke verplichtingen heeft een werkgever bij een workation?

Als werkgever ben je ook tijdens een workation verantwoordelijk voor de naleving van de arbeidsrechtelijke verplichtingen die in de arbeidsovereenkomst en de wet zijn vastgelegd. Denk aan veilige arbeidsomstandigheden, het bewaken van de arbeidstijden en het respecteren van cao-afspraken. Die verantwoordelijkheid stopt niet bij de deur van het kantoor.

Concreet betekent dit dat je als werkgever moet nagaan of de locatie waar je medewerker werkt voldoet aan de Arbowetgeving. Heeft de werknemer een ergonomische werkplek? Zijn de werktijden in lijn met de Arbeidstijdenwet? Dit zijn vragen die je vooraf moet beantwoorden, niet achteraf.

Werkt je medewerker vanuit het buitenland, dan wordt het nog complexer. Afhankelijk van het land en de duur van het verblijf kunnen er lokale arbeidsrechtelijke regels van toepassing worden. Sommige landen hanteren een drempelperiode waarna de lokale wetgeving automatisch van kracht wordt. Het is verstandig om dit per land te laten checken door een juridisch adviseur.

Welke belasting- en socialezekerheidsgevolgen heeft een workation?

Een workation kan belasting- en socialezekerheidsgevolgen hebben voor zowel de werkgever als de werknemer, vooral als de werknemer vanuit het buitenland werkt. Bij een verblijf van meer dan een bepaald aantal dagen in een ander land kan er een belastingplicht of verzekeringsplicht ontstaan in dat land.

Voor de loonheffing geldt dat Nederland in de meeste gevallen het heffingsrecht behoudt als de werknemer in Nederland woont en het werk tijdelijk vanuit het buitenland doet. Maar dit hangt sterk af van de belastingverdragen die Nederland heeft gesloten met het betreffende land. Bij twijfel is afstemming met de Belastingdienst of een belastingadviseur noodzakelijk.

Op het gebied van sociale zekerheid geldt binnen de EU de EU-verordening 883/2004, die bepaalt in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. Als een werknemer meer dan 25 procent van zijn werktijd in zijn woonland werkt, kan de sociale zekerheid verschuiven naar dat land. Dit heeft directe gevolgen voor de afdrachten van de werkgever.

Buiten de EU zijn de regels per land verschillend en is er lang niet altijd een verdrag van toepassing. Dit maakt een workation buiten Europa aanzienlijk ingewikkelder vanuit fiscaal en sociaalrechtelijk oogpunt.

Hoeveel dagen mag een werknemer op workation gaan?

Er is geen wettelijk vastgesteld maximumaantal dagen voor een workation in Nederland. De grens wordt bepaald door fiscale regels, sociale zekerheidsdrempels en de afspraken die werkgever en werknemer onderling maken. In de praktijk hanteren veel werkgevers een maximum van 30 tot 60 dagen per jaar voor buitenlandse workations.

Binnen Nederland gelden er geen bijzondere fiscale drempels voor een workation. Werkt een medewerker een week vanuit een groepsaccommodatie in Friesland, dan verandert er arbeidsrechtelijk en fiscaal weinig. De normale arbeidsovereenkomst blijft van toepassing.

Bij een workation in het buitenland zijn de drempelwaarden wel cruciaal. Zo geldt in veel EU-landen dat een verblijf van meer dan 183 dagen per jaar een belastingplicht in dat land kan triggeren. Maar ook kortere periodes kunnen al gevolgen hebben voor de sociale zekerheid. Het is daarom verstandig om per land te inventariseren welke drempels gelden voordat je toestemming geeft.

Wat moet er in een workation-beleid staan?

Een goed workation-beleid bevat in ieder geval afspraken over de maximale duur van een workation, de toegestane landen of locaties, de verantwoordelijkheden van de werknemer en de procedure voor het aanvragen van toestemming. Zonder deze basisafspraken loop je als werkgever onnodige risico’s.

Een volledig workation-beleid dekt de volgende onderdelen:

• Toepassingsgebied: Geldt het beleid voor alle medewerkers of alleen voor bepaalde functies?
• Toegestane locaties: Alleen Nederland, de EU, of ook daarbuiten?
• Maximale duur: Hoeveel dagen per jaar of per keer zijn toegestaan?
• Aanvraagprocedure: Hoe en wanneer vraagt een medewerker toestemming aan?
• Arbeidsomstandigheden: Welke eisen stel je aan de werkplek?
• Fiscale en juridische verantwoordelijkheid: Wie is verantwoordelijk voor het checken van de lokale regels?
• Bereikbaarheid en werktijden: Welke afspraken gelden er over beschikbaarheid?

Het beleid hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel schriftelijk worden vastgelegd en gecommuniceerd worden aan alle medewerkers. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en voorkom je discussies achteraf.

Wat zijn de risico’s als een werkgever geen workation-beleid heeft?

Zonder workation-beleid loop je als werkgever het risico op fiscale naheffingen, juridische aansprakelijkheid en onduidelijkheid over arbeidsomstandigheden. Als een medewerker zonder toestemming of kader op workation gaat en er ontstaan problemen, sta je als werkgever zwak.

De concrete risico’s zijn:

• Fiscale risico’s: Onverwachte belastingplicht in een ander land, met naheffingen en boetes als gevolg.
• Socialezekerheidsproblemen: Verkeerde afdrachten of een geschil over in welk land de werknemer verzekerd is.
• Arborechtelijke aansprakelijkheid: Als een medewerker op een onveilige werkplek werkt en zich bezeert, kan de werkgever aansprakelijk zijn.
• Ongelijkheid op de werkvloer: Zonder beleid kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat de regels niet eerlijk worden toegepast.
• Reputatieschade: Conflicten over workation-afspraken kunnen de werkrelatie beschadigen.

Een helder beleid beschermt niet alleen de werkgever, maar geeft ook medewerkers duidelijkheid en vertrouwen. Het is een investering die zichzelf terugverdient.

Waar kunnen teams een workation organiseren in Nederland?

Voor een workation binnen Nederland zijn groepsaccommodaties een populaire keuze. Teams kunnen samen werken, vergaderen en ontspannen op een inspirerende locatie, zonder de fiscale en juridische complexiteit van een buitenlandse workation. Friesland is een van de meest gekozen regio’s, dankzij de rust, de natuur en de goede bereikbaarheid.

Woudsend, gelegen in het Friese merengebied, is een prachtige uitvalsbasis voor een teamworkation. Omke Jan biedt een sfeervolle groepsaccommodatie met ruimte voor maximaal 16 personen, vergaderfaciliteiten en een volledig uitgeruste keuken. De boerderij, ontworpen door Piet Hein Eek, combineert de charme van een historisch pand met modern comfort.

Overdag werk je samen in de ruime leef- en werkruimtes, en na werktijd geniet je van het water, de natuur en het dorpse karakter van Woudsend. Je kunt een sloep huren, fietsen door de omgeving of gewoon ontspannen op het privéterras aan het water. Wil je ook het culinaire aspect verzorgen? Je kunt een professionele kok inhuren die een heerlijk diner op locatie verzorgt.

Een workation in Nederland is bovendien eenvoudig te regelen: geen visumaanvragen, geen fiscale drempels en geen juridische verrassingen. Bekijk de sfeerimpressie van Omke Jan om een idee te krijgen van de accommodatie, of check de beschikbaarheid voor jouw gewenste periode. Wil je meer weten of heb je specifieke wensen voor jullie teamworkation? Neem contact op en we helpen je graag verder.

Gerelateerde artikelen

• Comfortabel groepsuitje Woudsend voor levensgenieters met uitzicht op water en houtzaagmolen
• Wat moet je weten als je voor het eerst een groepsaccommodatie boekt?
• Welke faciliteiten zoek je in een luxe vakantiehuis aan het water voor een culinaire midweek?
• Hoe organiseer je een geslaagde midweek weg met collega’s?
• Waarom is een midweek weg vaak voordeliger dan een weekend weg?